Trợ lý Hành chính với kinh nghiệm quản lý và tổ chức hiệu quả | Nữ | 1989 | Q.11 – HCM

Trợ lý, Hành chính, Quản lý, Tuyển dụng, Nhân sự, Visa, Báo cáo, Kỹ năng giao tiếp, Quản lý văn phòng, Hỗ trợ hành chính, Kinh nghiệm làm việc …

TRẦN THỊ MINH THÁI
Lạc Long Quân, Q.11, HCM
Trợ Lý, Hành Chính

Mục tiêu nghề nghiệp
– Mong muốn được làm việc trong môi trường năng động và nhiều thử thách để nâng cao nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm trong chuyên ngành Trợ Lý, Hành Chính.
– Tham gia đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm làm việc
– Trợ lý Giám Đốc kiêm Quản lý Hành Chính tại THÁI THÀNH HOME
– 12/2020 – Hiện tại
– Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Giám đốc.
– Ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp theo yêu cầu của Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
– Thu thập thông tin cần thiết, tổng hợp báo cáo của các bộ phận và lập báo cáo theo chỉ đạo của Giám đốc.
– Phụ trách công tác xin Visa cho Giám đốc và các nhân sự đi công tác cùng, đảm bảo chi phí hiệu quả và đáp ứng thời gian yêu cầu.
– Kiểm tra và rà soát các văn bản trước khi trình ký.
– Ghi chép, quản lý và lưu trữ các văn bản trong và ngoài nội bộ có liên quan theo yêu cầu.
– Quản lý các công việc của bộ phận hành chính – thu mua, lưu trữ, báo giá, chi phí văn phòng, cung cấp dịch vụ, phối hợp hỗ trợ các phòng ban khác.

– Trợ lý Giám Đốc kiêm Nhân viên Hành Chính tại KHAI PHÚ
– 6/2016 – 11/2020
– Tuyển dụng:
– Lựa chọn các kênh tuyển dụng, tìm hiểu và làm việc cùng những kênh có hiệu quả nhất về tuyển dụng và giải pháp chi phí tuyển dụng tối ưu nhất dựa trên các yêu cầu về nhân sự theo từng thời điểm.
– Tổ chức tuyển dụng, phỏng vấn sàng lọc.
– Hỗ trợ và theo dõi quá trình thử việc của các ứng viên.
– Nhân sự:
– Cập nhật thông tin, truyền đạt chính sách của công ty đến nhân viên. Cầu nối giữa cấp trên và nhân viên.
– Quản lý hồ sơ nhân viên và theo dõi Hợp đồng Lao động.
– Theo dõi hồ sơ nghỉ phép, nghỉ ốm của nhân viên.
– Làm việc và lưu trữ các vấn đề liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân, Hợp đồng lao động.
– Quản lý Hành chính và Trợ lý Giám Đốc:
– Xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, phát triển và triển khai các hệ thống quản trị mới. Lưu giữ các tài liệu pháp lý của công ty, hợp đồng của nhà cung cấp.
– Quản lý ngân sách. Thu thập chứng từ, hóa đơn thu chi từ các bộ phận.
– Thực hiện các công việc thư ký (chuẩn bị thư từ cho công ty, sắp xếp cuộc họp, đặt phòng khách sạn, chuyến bay, visa xuất cảnh, giấy tờ cư trú cho người nước ngoài tại VN).
– Bố trí, sắp xếp văn phòng. Theo dõi, cung cấp các dịch vụ, thiết bị hỗ trợ vận hành văn phòng.
– Công tác báo giá, thu mua, văn thư, làm việc với nhà cung cấp đáp ứng được 2 yếu tố dịch vụ tốt, giá cả cạnh tranh.
– Làm việc với ban quản lý tòa nhà các công tác: Chi phí hóa đơn văn phòng theo tháng, PCCC, an ninh khách ra vào, vệ sinh khu vực, hệ thống điện mạng tòa nhà.
– Hỗ trợ vấn đề liên quan đến công tác, việc cá nhân, cập nhật tiến độ phòng ban, chi phí văn phòng, các vấn đề khác khi có yêu cầu đến Giám Đốc.

– Chuyên viên Hành Chính tại NOVALAND
– 12/2015 – 3/2016
– Phụ trách cung cấp đồng phục cho hơn 1.900 cán bộ, công nhân viên.
– Xây dựng hệ thống Google Drive để tiếp nhận và thu thập yêu cầu của nhân viên về đồng phục.
– Đảm bảo tất cả nhân viên mới nhận được đồng phục đúng thời gian (tùy thuộc vào thời gian thử việc).
– Thu mua: quản lý nhà cung cấp để thống nhất về đơn hàng, giao hàng, quản lý tồn kho, thực hiện đơn hàng hàng tháng.
– Làm báo cáo, PO riêng biệt cho 11 công ty thành viên thuộc Tập đoàn. Tuân theo các thủ tục về hạch toán, ký kết, đóng dấu, đảm bảo quy trình đến bước thanh toán.
– Hỗ trợ đo đạc cấp phát, giải quyết thắc mắc về đồng phục cho hơn 1.900 nhân viên.
– Làm việc với nhà cung cấp về chất lượng và dịch vụ.

– Chuyên viên Hành Chính tại adidas SOURCING LIMITED
– 10/2013 – 7/2015
– Phụ trách xin và gia hạn visa, thẻ cư trú, giấy phép lao động và các loại giấy tờ khác cho hơn 50 nhân viên người nước ngoài và gia đình của họ.
– Phụ trách làm visa, đặt vé máy bay, khách sạn cho toàn thể nhân viên khi có yêu cầu.
– Thu mua: quản lý các nhà cung cấp văn phòng phẩm theo đơn đặt hàng, theo dõi giao hàng, kiểm kê tồn kho, lập báo cáo theo tháng, PO cho đến khi thanh toán.
– Hỗ trợ dịch vụ cộng tác vận chuyển Avis tra dữ liệu ngoài giờ, lập báo cáo hành trình hàng tháng, kiểm tra các khoản phụ phí xăng xe trước khi xác nhận thanh toán (Hợp đồng thuê hơn 46 xe trung chuyển nhà máy, văn phòng).
– Hỗ trợ phòng ban Admin trong các báo cáo hàng tháng về thu mua, các loại dịch vụ, chi phí vận hành văn phòng.
– Hỗ trợ tổ chức các sự kiện trong công ty như: Tiệc tất niên, Ngày hội thể thao, Từ thiện, Team Building.

– Nhân viên Lễ Tân tại ONEPRO
– 10/2012 – 5/2013
– Chào đón khách.
– Lên lịch các cuộc họp và chuẩn bị phòng họp.
– Phụ trách chuyển phát thư và bưu phẩm.
– Phụ trách nghe nhận, chuyển tiếp cuộc gọi.

– Thực tập sinh tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT MỸ (Phòng học vụ)
– 4/2012 – 6/2012
– Chào đón khách.
– Hỗ trợ sắp xếp, lưu trữ giấy tờ của sinh viên.
– Truyền đạt thông báo của trường cho các lớp.

Học vấn
– Cử nhân Biên phiên dịch tiếng Anh Thương mại tại Trường Cao Đẳng Việt Mỹ
– 2009 – 2012
– Quản trị mạng tại Trường Đại học Ngoại ngữ Tin học (Huflit University)
– 2007 – 2009
– THPT tại THPT Nam Kỳ Khởi Nghĩa
– 2005 – 2007

Kỹ năng & Điểm mạnh
– Kỹ năng làm việc dưới áp lực và thời gian.
– Ham học hỏi và thái độ làm việc tích cực.
– Kỹ năng xử lý nhiều việc cùng một lúc.
– Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và giải quyết vấn đề.
– Trung thực, nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm.

Sở thích
– Thể thao: cầu lông, bơi lội, bowling
– Xem phim, nấu ăn.

Người tham chiếu
– Mai Nhật Khánh – Trưởng phòng Nhân Sự tại KHAI PHÚ
– Nguyễn Thị Diễm Phương – Trợ lý Giám Đốc tại adidas SOURCING LIMITED.