Office Manager chuyên nghiệp | Nữ | 1991 | Tân Phú – Hồ Chí Minh

Office Manager, Administration, Office Operations, Payroll, Human Resources, Guest Relations, Vendor Management, Work Permit …

● THÔNG TIN CÁ NHÂN

○ TRA THI PHUONG UYEN

○ Office Manager

○ Ngày sinh: 12 Dec 1991

○ Địa điểm: Tân Phú – Hồ Chí Minh

● MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

○ Môi trường làm việc quốc tế

○ Trở thành nhân sự chủ chốt của công ty trong 5 năm tới

○ Góp phần xây dựng, duy trì và phát triển điều kiện nhân sự và cơ sở hạ tầng nội bộ vững mạnh hơn

● KỸ NĂNG

○ Time Management

○ Computer

○ Teamwork

○ Administration

● CHỨNG CHỈ

○ Certification Front Office, 2016 2017

○ English Certification Level C, 04/2016

○ IELTS Academic 5.5, 05/2014

○ Microsoft Office Level B, 05/2014

● HỌC VẤN

○ HUFLIT

• Bachelor of International Business Administration, 2010 2014

● Kinh Nghiệm:

○ BizInsight Vietnam

• Office Manager

• Kiểm tra và thực hiện hồ sơ thanh toán hoàn trả cho khách hàng

• Phụ trách vận hành và quy trình văn phòng

• Sắp xếp bố trí văn phòng và quản lý văn phòng phẩm

• Thực hiện công việc kế toán như bookkeeping, financial reports, ledgers

• Phối hợp với bộ phận IT về toàn bộ thiết bị văn phòng

• Đảm bảo các khoản chi được xuất hóa đơn và thanh toán đúng hạn

• Quản lý hợp đồng và thương lượng giá với nhà cung cấp, dịch vụ thuê ngoài và văn phòng cho thuê

• Quản lý visa, work permit, resident card và vé máy bay cho expat

• Theo dõi biến động nhân sự, thời gian thử việc, tình trạng hợp đồng và hệ thống đánh giá hằng năm

• Hỗ trợ xử lý các tình huống của nhân viên và đưa ra giải pháp phù hợp

• Theo dõi ngày nghỉ và nghỉ ốm của nhân viên

• Thực hiện payroll và các báo cáo liên quan như social insurance, personal income tax cho nhân sự local và expat, labor report

• Soạn offer letter và hợp đồng cho ứng viên được chọn, kiểm tra hồ sơ nhân sự mới

• Làm việc với cơ quan nhà nước về các vấn đề vận hành công ty

• Lập kế hoạch và ngân sách Office Admin

○ Trung Nam Phat Trading & Services

• Office Manager

• Phụ trách vận hành và quy trình văn phòng

• Sắp xếp bố trí văn phòng và quản lý văn phòng phẩm

• Duy trì điều kiện văn phòng và sắp xếp sửa chữa khi cần

• Phối hợp với bộ phận IT về toàn bộ thiết bị văn phòng

• Đảm bảo các khoản chi được xuất hóa đơn và thanh toán đúng hạn

• Quản lý hợp đồng và thương lượng giá với nhà cung cấp, dịch vụ thuê ngoài và văn phòng cho thuê

• Hỗ trợ khách, đối tác kinh doanh và stakeholder

• Quản lý visa, work permit, resident card và vé máy bay cho expat

• Theo dõi biến động nhân sự, thời gian thử việc, tình trạng hợp đồng và hệ thống đánh giá hằng năm

• Quản lý hồ sơ nhân viên

• Theo dõi ngày nghỉ và nghỉ ốm của nhân viên

• Thực hiện payroll và các báo cáo liên quan như social insurance, personal income tax cho nhân sự local và expat, labor report

• Soạn offer letter và hợp đồng cho ứng viên được chọn, kiểm tra hồ sơ nhân sự mới

• Làm việc với cơ quan nhà nước về các vấn đề vận hành công ty

• Lập kế hoạch và ngân sách Office Admin

○ AB Group

• Admin Cum Office Receptionist

• Sắp xếp lịch công tác

• Soạn thảo và phát hành thư từ, memo và biểu mẫu

• Chuẩn bị hóa đơn hoặc báo cáo tài chính và hỗ trợ bookkeeping

• Quản lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, đảm bảo thông tin được tổ chức và dễ truy cập

• Theo dõi văn phòng phẩm và thương lượng điều khoản với nhà cung cấp để tối ưu chi phí

• Xử lý và ưu tiên thư từ đi và đến như email, thư, bưu kiện

• Quản lý con dấu công ty

• Đặt văn phòng phẩm

• Đăng ký ID card cho nhân viên mới

○ InterContinental Hotel & Resort Saigon

• Guest Relation Officer

• Khuyến khích khách đăng ký IHG Reward Club Member và Ambassadors

• Xử lý quỹ tiền mặt và đổi ngoại tệ trong ca làm việc

• Đảm bảo khách lưu trú thoải mái và hài lòng

• Xử lý nhanh các yêu cầu hoặc khiếu nại của khách để đảm bảo sự hài lòng

• Cung cấp thông tin về cơ sở vật chất, chương trình và dịch vụ

• Tham gia đào tạo payroll, đảm bảo nhân viên nhận phiếu lương đúng hạn

• Phối hợp các hoạt động và vận hành văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ chính sách công ty

• Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm và đặt hàng khi cần

• Quản lý cuộc gọi và thư từ như email, thư, bưu kiện

○ Sherwood Resident

• Business Center Clerk

• Xử lý yêu cầu hoặc khiếu nại của khách để đảm bảo sự hài lòng

• Làm Residence Certification cho khách thuê

• Hỗ trợ quy trình check in và check out

• Thực hiện nghiệp vụ thu ngân

• Đặt văn phòng phẩm hằng tháng cho bộ phận

• Kiểm tra tồn kho của bộ phận FO và báo cáo cho Accountants và FO Manager hằng tháng

• Kiểm tra và sắp xếp chấm công của đội FO hằng tuần

● THÀNH TÍCH

○ Best up seller 3 months continuously, 2016 2017

○ Winning way for HELPFUL SUPPORTING, 2016

○ ASSOCIATE OF A MONTH – Passion For Service, 07/2015

○ Best enroll ambassador, 2016 2017