Office Manager and Executive Assistant | Nữ | 1995 | Dist.1 – Hồ Chí Minh

Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant, Administration, Secretarial Support, Office Operations, Translation, Interpretation, Customer Service …

● THÔNG TIN CÁ NHÂN

○ Họ và tên: Doãn Thị Hà Thu

○ Email:

○ Điện thoại:

○ Chỗ ở hiện tại: Dist.1, HCMC, Hồ Chí Minh

○ Ngày sinh: 20/04/1995

○ Giới tính: Nữ

○ Tình trạng hôn nhân: Độc thân

● THÔNG TIN NGHỀ NGHIỆP

○ Vị trí mong muốn: Office Manager

○ Ngành nghề mong muốn: Hành chính / Thư ký

○ Ngành nghề khác: Dịch vụ khách hàng, Quản lý điều hành

○ Cấp bậc hiện tại: Quản lý

○ Cấp bậc mong muốn: Quản lý

○ Năm kinh nghiệm: 6 năm

○ Mức lương mong muốn: Lương thỏa thuận

○ Ngoại ngữ: Tiếng Anh – Cao cấp, Khác – Sơ cấp

● MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

○ Với kinh nghiệm và kiến thức của mình, tôi mong muốn được làm việc trong vai trò trợ lý có tổ chức tốt tại công ty của bạn để phát huy năng lực hỗ trợ hành chính và thư ký cho ban lãnh đạo cấp cao, góp phần đảm bảo hoạt động điều hành diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.

○ Đồng thời, tôi mong muốn xây dựng sự nghiệp lâu dài với cơ hội phát triển nghề nghiệp.

● Kinh Nghiệm:

○ Hard Discount Vietnam

• Personal Assistant to CEO
• 01/2023 – Hiện tại
• Quản lý, điều phối và duy trì lịch làm việc của CEO, bao gồm lịch hẹn, cuộc họp và công tác
• Phụ trách văn phòng phẩm và vật tư văn phòng
• Liên hệ và theo dõi với ban quản lý cấp cao, thành viên hội đồng quản trị và các cấp quản lý khác thay mặt CEO
• Tổ chức các cuộc họp nội bộ và bên ngoài cho CEO, đảm bảo đầy đủ yêu cầu về địa điểm, thiết bị, bài thuyết trình và chương trình họp
• Cung cấp hỗ trợ điều hành và hành chính cho CEO
• Sắp xếp chuyến công tác của CEO, bao gồm vé máy bay, yêu cầu visa, khách sạn, thuê xe, lịch họp trong thời gian di chuyển và hoàn tất chi phí
• Theo dõi và phản hồi các liên lạc gửi đến văn phòng CEO, bao gồm cuộc gọi, email và khách đến trực tiếp, đảm bảo phân phối đúng bộ phận
• Hỗ trợ thư ký cho các cuộc họp khi CEO yêu cầu, bao gồm soạn và gửi chương trình họp, chuẩn bị biên bản, nhắc lịch họp, xác nhận địa điểm và sắp xếp đồ uống
• Soạn và phân phối biên bản họp cùng các đầu việc chi tiết đến các thành viên sau cuộc họp
• Soạn thảo báo cáo và bài thuyết trình chất lượng cao theo yêu cầu của CEO
• Dịch tài liệu và phiên dịch trong các cuộc họp với khách hàng

○ Facade Concept Design Vietnam

• Personal Assistant to General Director / Office Manager
• 07/2021 – 12/2022
• Phụ trách toàn bộ hoạt động văn phòng
• Hỗ trợ Tổng Giám đốc chuẩn bị báo giá và hợp đồng bán hàng
• Xử lý tài liệu, cuộc gọi và email đến
• Chuẩn bị và gửi tài liệu cho khách hàng theo yêu cầu
• Phụ trách văn phòng phẩm và các vật tư khác
• Phối hợp với khách hàng hoặc nhà thầu phụ qua email và điện thoại
• Lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng dưới dạng mềm và bản cứng, bao gồm dự án trong nước và quốc tế
• Hỗ trợ chủ động Tổng Giám đốc trong các công việc tổ chức và công việc hành chính
• Truyền đạt chỉ đạo từ Tổng Giám đốc và giám sát việc thực hiện
• Theo dõi hoạt động đang triển khai, kiểm soát tiến độ và đảm bảo hoàn thành công việc giữa các văn phòng của công ty tại Ấn Độ, Thái Lan và Việt Nam
• Tham dự và chuẩn bị tổng quan, biên bản họp và báo cáo
• Theo dõi lịch làm việc và lịch hẹn của Tổng Giám đốc, sắp xếp cuộc họp
• Hỗ trợ Tổng Giám đốc và các nhân sự được phân công trong các vấn đề hành chính, bao gồm nhân sự, tài chính và mua hàng
• Hỗ trợ Tổng Giám đốc người Ấn Độ trong các vấn đề sinh hoạt hằng ngày liên quan đến cuộc sống và làm việc tại Việt Nam
• Dịch thuật và phiên dịch
• Cập nhật toàn bộ dự án xây dựng và liên hệ lên CRM
• Hỗ trợ Tổng Giám đốc chuẩn bị tài liệu, email và hợp đồng
• Chuẩn bị bài thuyết trình PPT và hồ sơ công ty

○ GRACES ASIA

• Business Development Manager / Personal Assistant to COO
• 07/2018 – 06/2021
• Duy trì quan hệ khách hàng hiện tại và xác định cơ hội phát triển khách hàng tiềm năng
• Liên hệ khách hàng tiềm năng để thiết lập quan hệ kinh doanh và gặp gỡ trực tiếp
• Phát triển khu vực bán hàng mới và cải thiện doanh số bằng nhiều phương pháp
• Nghiên cứu xu hướng ngành kinh doanh mới nhất và tạo cơ hội mở rộng kinh doanh
• Phối hợp với đội ngũ sales và design để đảm bảo đáp ứng yêu cầu
• Đào tạo nhân viên sales mới nhằm cải thiện mục tiêu và kỳ vọng doanh số
• Nắm vững sản phẩm công ty, vị thế kinh doanh và đối thủ cạnh tranh để duy trì năng lực cạnh tranh
• Tổ chức và theo dõi lịch làm việc của COO, nhắc lịch, cung cấp thông tin và điều chỉnh thời gian, địa điểm làm việc phù hợp khi cần
• Tổ chức và tham gia các cuộc họp, ghi chú và tổng hợp nội dung, lập biên bản phục vụ công tác quản lý và điều hành
• Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin theo yêu cầu của COO và báo cáo sau cuộc họp
• Dịch thuật và phiên dịch tài liệu theo yêu cầu
• Truyền đạt thông tin của COO đến các phòng ban và bộ phận
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin và tài liệu từ các phòng ban, đối tác và tổng hợp báo cáo cho COO
• Sắp xếp lịch họp và thực hiện các nhiệm vụ được giao

○ REERACOEN VIETNAM

• Customer Service Representative
• 07/2017 – 06/2018
• Phản hồi câu hỏi và khiếu nại của khách hàng qua email, xử lý và phân công ticket trên Zendesk
• Liên hệ khách hàng qua video call bằng tiếng Anh
• Kiểm tra tình trạng giao hàng của đơn hàng
• Liên hệ đối tác vận chuyển khi đơn hàng bị chậm
• Hủy đơn hàng và hoàn tiền cho khách trong một số trường hợp
• Đánh giá hiệu suất nhân viên và hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc
• Sử dụng thành thạo Zendesk, Shopify, Chatwork, Manychat và các hệ thống vận chuyển như ECMS, ESG, ShipBob, Floship

● HỌC VẤN

○ Master of Arts in English Language
• 06/2020

● KỸ NĂNG NỔI BẬT

○ Time management

○ Discretion and trustworthiness

○ Flexibility

○ Interpersonal skills

○ Organizational skills

○ Problem solving

○ Office: Word, PPT, Excel, Access

● NGƯỜI THAM KHẢO

○ DANG THI HAI PHUNG – Manager, Reeracoon Vietnam

○ Paras Jesus Macabali – Director, Facade Concept Design Vietnam

○ Vu Thi Hoa – HR Manager, Hard Discount Vietnam

○ YAP CHIN HOE – COO, GRACES ASIA