Chuyên viên hành chính tổng hợp và thư ký | Nữ | 1989 | Vạn Kiếp – Hồ Chí Minh

Hành chính tổng hợp, thư ký, quản lý văn phòng, quản lý chi phí hành chính, tổ chức sự kiện nội bộ, quản lý hồ sơ pháp lý, hỗ trợ nhân sự, điều phối công việc …

● MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

○ Để đạt mục tiêu trở thành Trưởng Phòng Hành Chính trong 02 năm tới, tôi luôn nắm bắt mọi cơ hội làm việc và phát triển bản thân nhiều hơn trong mọi công việc.

● Kinh Nghiệm:

○ Hành chính Thư ký Khối
○ Hưng Thịnh Incons
○ 06/2021 – Hiện tại

• Hỗ trợ nhân viên mới hội nhập, phối hợp với HR triển khai thủ tục và chính sách nhân sự
• Thực hiện công tác hậu cần cho CBNV, cơ quan và sở ban ngành
• Thanh toán, tạm ứng, theo dõi hợp đồng liên quan chi phí vận hành công ty
• Tổ chức và triển khai các chương trình, hoạt động phong trào và văn hóa nội bộ
• Theo dõi, tổng hợp chi phí hành chính
• Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp khác
• Tiếp nhận, sắp xếp, xử lý và lưu trữ thông tin, tài liệu, hồ sơ của khối
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, lịch làm việc và lịch họp cho Giám Đốc Khối
• Thực hiện nhiệm vụ thư ký các cuộc họp, theo dõi và đôn đốc các bên thực hiện theo biên bản họp
• Chuẩn bị điều kiện phục vụ chuyến công tác của Giám Đốc Khối
• Theo dõi hồ sơ thanh toán, chi phí vật tư, đơn hàng, phiếu đề xuất, công nợ, hồ sơ, tờ trình và hợp đồng trình ký
• Tổng hợp và hỗ trợ chấm công, thực hiện nghiệp vụ hành chính tổng hợp theo chỉ đạo

○ Chuyên Viên Hành Chính Pháp lý
○ Nha Khoa Kim
○ 07/2020 – 06/2021

• Theo dõi, cập nhật, gia hạn và xin cấp mới giấy phép xả thải
• Xử lý các vấn đề hành chính liên quan đến môi trường, bao gồm báo cáo quan trắc môi trường định kỳ
• Theo dõi và thực hiện kiểm định máy Xquang
• Thực hiện tái ký hợp đồng rác y tế, rác sinh hoạt và rác nguy hại
• Theo dõi cập nhật tồn công cụ dụng cụ và thiết bị y tế hàng tháng
• Tổng hợp và chuyển sửa chữa thiết bị y tế
• Theo dõi thanh toán công nợ rác, sửa chữa thiết bị y tế, kiểm định và các chi phí vận hành phát sinh
• Theo dõi, tổng hợp danh mục hồ sơ pháp lý và hợp đồng hành chính bản cứng và bản mềm
• Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp khác

○ Chuyên Viên Hành Chính Giám sát
○ Sài Gòn RDC
○ 06/2017 – 12/2019

• Quản lý văn phòng, tổ chức và hướng dẫn công tác kiểm soát vận hành liên quan đến chi phí văn phòng
• Mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị máy móc, nội thất văn phòng và các nhu cầu vận hành khác
• Quản lý phòng họp, nước uống, gửi xe nhân viên, chi phí taxi, in ấn namecard, lịch tết, thuê nhà, thuê văn phòng, điện thoại và internet
• Truyền thông và hướng dẫn công tác liên quan đến quản lý văn phòng
• Quản lý đơn vị cung ứng và đánh giá định kỳ để tái ký hợp đồng hàng năm
• Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng hành chính, kiểm soát công văn đến và đi
• Quản lý con dấu, cấp số công văn và hợp đồng
• Quản lý hồ sơ doanh nghiệp như giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy phép hiệu chuẩn chất lượng
• Giám sát công tác hành chính, quản lý chi phí hành chính
• Quản lý đội nhóm tài xế gồm 06 xe và 06 tài xế cùng các chi phí liên quan
• Quản lý nhân viên lễ tân và tạp vụ văn phòng
• Theo dõi và chuẩn bị quà tặng sinh nhật cho nhân viên và khách hàng
• Mua sắm, cấp phát và theo dõi sử dụng đồ bảo hộ lao động, đồng phục cho nhân viên và nhà thầu
• Tổng hợp chi phí báo cáo tháng và quý, đề xuất kế hoạch hành động cho các quý tiếp theo
• Đề xuất quy trình liên quan
• Chấm công hàng tháng phục vụ tính lương
• Tổ chức các sự kiện như giải đấu giao hữu thể thao, team building và year end party
• Cập nhật ngày phép
• Lên kế hoạch và thực hiện chi tiền xăng, tiền điện thoại, tiền thưởng lễ tết cho nhân viên
• Lập kế hoạch và tổ chức các khóa đào tạo chứng chỉ an toàn cho nhân viên
• Hỗ trợ tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, gửi thư mời phỏng vấn và sắp xếp phỏng vấn
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng Phòng Nhân Sự

○ Admin Department Senior Admin Service
○ Descon | SSC | HB Group
○ 10/2014 – 03/2017

• Tổ chức sự kiện nội bộ và sắp xếp chuyến công tác
• Đặt vé máy bay, khách sạn, xe cộ và chi phí công tác cho ban giám đốc, nhân viên và khách mời
• Đặt hoa cho lễ động thổ, khai trương nhà xưởng, sự kiện khách hàng và đối tác lớn
• Tổ chức sự kiện nội bộ như sinh nhật hàng tháng, 20/10, 8/3, đại hội cổ đông, company trip và year end party
• Mua sắm quà tặng Tết, Trung thu và quà tặng đối tác với quy mô lớn
• Tìm kiếm và quản lý đơn vị cung ứng hành chính như máy móc thiết bị, nội thất văn phòng công trình và vật tư
• Chuẩn bị nước uống văn phòng, nhu yếu phẩm, máy móc và theo dõi hàng hóa ra vào trong tòa nhà
• Quản lý xe hơi, xe máy và mua sắm văn phòng phẩm cho tập đoàn
• Sắp xếp và tổ chức khu vực phòng họp trong tập đoàn
• Theo dõi vệ sinh, bảo vệ và an ninh trong tòa nhà
• Đánh giá đơn vị cung cấp dịch vụ hàng năm và xây dựng phương án dự phòng nguồn cung ứng
• Theo dõi, cập nhật danh sách điện thoại của hơn 1000 nhân viên trong tập đoàn
• Xử lý thay đổi thông tin với nhà mạng, đối soát và thanh toán chi phí hàng tháng

● HỌC VẤN

○ Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại Thành phố Hồ Chí Minh
○ 10/2011

● KỸ NĂNG

○ Internet Search
○ Vi tính văn phòng
○ Làm việc nhóm
○ Làm việc độc lập
○ Giải quyết vấn đề
○ Học hỏi và tinh thần trách nhiệm
○ Giao tiếp
○ Quản lý nhân viên thuộc cấp

● NGƯỜI THAM KHẢO

○ Nguyễn Thị Hồng Ngọc
○ Trưởng Ban Thư Ký
○ Công ty Cổ phần Hưng Thịnh Incons

○ Trương Thị Ngọc
○ Trưởng Phòng Hành Chính
○ Công Ty TNHH Sài Gòn RDC