Chuyên viên hỗ trợ điều hành với kinh nghiệm quản lý và tổ chức sự kiện | Nữ | 1993 | Chưa phân loại

Executive Assistant, Administration, Team Management, Event Coordination, Safety Compliance, Customer Service …

**DUNG NGO**

**PROFESSIONAL EXPERIENCE**

**May 2017 – Present:**
**Executive Administrative Assistant Office Manager**
**R-pac Vietnam**
– **Administration**
– Quản lý các chức năng hành chính của văn phòng chính để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và thoải mái; cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm, xe công ty, chỗ ở và logistics cho khách đến công ty.
– Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp để đảm bảo cơ sở vật chất văn phòng luôn trong tình trạng tốt.
– Theo dõi chi phí hành chính; phân tích biến động và theo dõi hàng tháng.
– Theo dõi các khoản thanh toán hàng tháng của bộ phận hành chính và đảm bảo chúng chính xác và được xử lý kịp thời.
– Duy trì và cải thiện các chính sách và quy trình văn phòng.

– **Team Management**
– Giám sát 13 người (Tài xế và Nhân viên pha trà), thực hiện đánh giá HR hàng năm và triển khai kế hoạch phát triển cá nhân.
– Kiểm soát tiêu thụ nhiên liệu và giám sát hiệu suất của tài xế.

– **Event and Sustainable Development**
– Dẫn dắt tổ chức các sự kiện chính của công ty (chuyến đi công ty, tiệc cuối năm, sự kiện tháng an toàn, sinh nhật, đào tạo, v.v.).
– Thực hiện tất cả các thông tin liên lạc/nội bộ/sự kiện/dự án liên quan bao gồm chuẩn bị logistics, lựa chọn đại lý & đánh giá sự kiện để đảm bảo kết quả tốt nhất của các hoạt động.
– Dẫn dắt các dự án tình nguyện.
– Sắp xếp giấy phép lao động, thẻ cư trú, visa cho người nước ngoài và khách tham quan.

– **Safety Coordination at Head Office**
– Đảm bảo các tài xế hợp đồng tuân thủ các chính sách và tiêu chuẩn an toàn của Lafarge; đặc biệt là với tư vấn vận chuyển người.
– Dẫn dắt cuộc họp hàng tháng với các tài xế để chia sẻ về các thực hành tốt/xấu và các vấn đề an toàn.
– Hợp tác với bộ phận an toàn để tổ chức tháng an toàn.
– Tuân thủ hoàn toàn các chính sách và tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn.
– Thực hiện VFL để cải thiện an toàn tại nơi làm việc.

– **MD’s Assistant**
– Hỗ trợ Giám đốc Điều hành với đầy đủ hỗ trợ như thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, giấy tờ, sắp xếp đi lại, v.v.
– Phiên dịch/dịch thuật khi cần.
– Cung cấp tài liệu tham khảo lịch sử bằng cách phát triển và sử dụng hệ thống lưu trữ và truy xuất cho các tài liệu pháp lý.
– Theo dõi yêu cầu bồi thường chi phí.

– **Legal**
– Làm việc với cơ quan và tài liệu về bất kỳ vấn đề pháp lý và tài liệu liên quan. Ví dụ: giấy phép đầu tư, giấy phép kinh doanh mới cho nhà máy mới.

**Key Challenges:**
Quản lý Hành chính/Văn phòng, quản lý thời gian, khả năng giao tiếp, dịch vụ khách hàng và tổ chức để đạt được kết quả.

**Main Achievements:**
– Giữ môi trường làm việc an toàn, không có báo cáo gần xảy ra.
– Duy trì thành công hàng tháng và giải quyết bất kỳ bất thường nào.
– Kiểm soát xe công; sắp xếp (sử dụng KM, làm thêm giờ) theo ngân sách và tuân thủ chính sách vận chuyển người.
– Quản lý ngân sách hành chính hiệu quả và đạt KPI nhờ vào sự hợp tác của đội ngũ.
– Tổ chức thành công các sự kiện chính của công ty với chi phí hợp lý.
– Dẫn dắt dự án tình nguyện xây dựng nhà ở an toàn và đẹp cho những người kém may mắn.
– Có hành vi chủ động đối với chính quyền về giấy phép, giấy phép lao động, v.v.

**Aug 2016 – May 2017:**
**Receptionist**
**Lavender Boutique Hotel**
– Chào đón và tiếp đón khách.
– Thực hiện quy trình check-in/check-out.
– Giải quyết các vấn đề từ khách trong nhà.
– Hỗ trợ chỉ dẫn đường đi, điểm đến nổi tiếng, món ăn truyền thống tại Việt Nam.
– Thực hiện nhiều loại giấy tờ: mẫu đăng ký, đặt phòng, voucher bữa sáng.
– Quản lý tiền mặt vào/ra mỗi ca.
– Hướng dẫn khách về chính sách của khách sạn.

**Key Challenges:**
– Kỹ năng Dịch vụ Khách hàng: thân thiện, tổ chức và hiểu biết về dịch vụ của khách sạn.
– Kỹ năng Máy tính: trả lời email, sử dụng hệ thống điện thoại, tạo và quản lý lịch trình, và có thể học phần mềm cụ thể trong ngành.
– Kỹ năng Giao tiếp: Lắng nghe khách hàng và quản lý, nói chuyện một cách rõ ràng và thân thiện qua điện thoại và trực tiếp là những kỹ năng thiết yếu cho nhân viên lễ tân.

**Jun 2015 – May 2017:**
**Administrative Executive and Executive Assistant**
**Intek Group**
– Giám sát đội ngũ tài xế và dịch vụ xe công (tiêu thụ nhiên liệu, hiệu suất tài xế, bảo trì xe, v.v.).
– Cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp cho người nước ngoài liên quan đến việc định cư, di chuyển, nhà ở, yêu cầu kinh doanh, v.v.
– Mua sắm văn phòng phẩm; dịch vụ vệ sinh.
– Phối hợp hỗ trợ đầy đủ cho Giám đốc Tổng.
– Thư ký cho các cuộc họp ủy ban điều hành (Biên bản cuộc họp, chuẩn bị thuyết trình).
– Dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh.
– Hỗ trợ Giám đốc Tổng phiên dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt trong cuộc họp kinh doanh.
– Sắp xếp đi công tác.

**Key Challenges:**
– Đảm nhận nhiều nhiệm vụ và có khả năng xử lý nhiều sự thay đổi trong công việc.

**Main Achievements:**
– Quản lý đội ngũ tài xế để cung cấp dịch vụ tốt cho công ty.
– Kiểm soát tiêu thụ nhiên liệu của xe và tiết kiệm chi phí.

**EDUCATION**
– **Jun / 2014:** Chứng chỉ Vận hành Ngân hàng từ Đại học Ngân hàng TP.HCM
– **Oct / 2014:** Chứng chỉ Giảng dạy từ Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
– **2011-2015:** Cử nhân tại Đại học Ngân hàng TP.HCM chuyên ngành Tiếng Anh Thương mại

**LANGUAGES & INTERNATIONAL EXPOSURE**
– **Vietnamese:** Native Speaker
– **English:** Intermediate
– **Chinese:** Beginner

**INTERESTS**
– Nấu ăn, chơi cầu lông và đọc sách

**PERSONAL INFORMATION**
– **Nationality:** Vietnamese
– **Birth date:** August 19th 1993
– **Married status:** Single