Senior Coordinator and Executive Assistant | Nữ | 1990 | Hồ Chí Minh

Project Coordination, Executive Assistant, Office Management, Procurement, Logistics, Document Control, Contract Administration, Stakeholder Coordination, English Vietnamese Translation …

● THÔNG TIN CÁ NHÂN

○ TUAN NGOC LAN ANH

○ Senior Coordinator / Executive Assistant

● TÓM TẮT HỒ SƠ

○ Chuyên gia điều phối dự án và trợ lý điều hành với kinh nghiệm trong hỗ trợ hành chính, quản lý văn phòng, mua sắm, hậu cần và kiểm soát tài liệu.
○ Có kinh nghiệm phối hợp với các phòng ban nội bộ, nhà thầu, tư vấn và các bên liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.
○ Thành thạo Microsoft Office, giao tiếp tiếng Anh và tiếng Việt, quản lý thời gian, tổ chức công việc và đa nhiệm.

● Kinh Nghiệm:

○ Nam Long Corporation
• Project Administration Assistant
• March 2022 – Current
• Tiếp nhận hồ sơ thiết kế và thi công từ tư vấn và nhà thầu, trình phê duyệt và chuyển đến các bên liên quan.
• Xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát tài liệu để theo dõi và lưu trữ hồ sơ liên quan.
• Hỗ trợ chuẩn bị Proposal for Approval, hợp đồng và các tài liệu xây dựng, pháp lý liên quan.
• Tham dự cuộc họp, ghi biên bản và lưu trữ hồ sơ cho bộ phận vận hành và dự án.
• Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và quyết toán, phối hợp với tư vấn và nhà thầu.
• Theo dõi yêu cầu thanh toán và tiến độ thanh toán theo hợp đồng đã ký.

○ Solagron Joint Stock Company
• Senior Coordinator
• December 2019 – March 2022
• Điều phối các hoạt động của dự án được phân công để đảm bảo mục tiêu, tiến độ và ngân sách.
• Theo dõi tiến độ hằng ngày và báo cáo chi tiết cho Ban Giám đốc và các bên liên quan.
• Tổ chức, tham gia, ghi nhận và theo dõi các nhiệm vụ, quyết định từ các cuộc họp với các bên liên quan.
• Hỗ trợ thành viên dự án khi cần thiết.
• Rà soát kết quả do nhóm dự án gửi và đề xuất cải tiến.
• Thu thập danh sách nhà thầu, hồ sơ và báo giá để lựa chọn đơn vị phù hợp cho công việc liên quan.
• Phụ trách quản lý văn phòng, mua sắm thiết bị, bảo trì và sắp xếp công tác cho quản lý và nhân viên.
• Tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán điều khoản hợp đồng, phê duyệt đơn đặt hàng và theo dõi chất lượng, số lượng hàng hóa mua vào.

○ Pavilion International Vietnam
• Executive Assistant for Project Director
• Feb 2017 – December 2019
• Là đầu mối liên hệ cho các Trưởng bộ phận và đối tác bên ngoài về các vấn đề liên quan đến Project Director.
• Rà soát và dịch thuật tài liệu xây dựng và pháp lý từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại.
• Tạo lập, tổ chức và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ bản mềm và bản cứng.
• Tham gia các dự án gồm Den Do Cap Park, Urban Residential Area và Union Square Mixed Development.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Project Director.

○ Pavilion International Vietnam
• Project Administration Officer
• Feb 2017 – Jun 2017
• Làm việc với nhà cung cấp để chuẩn bị văn phòng mới, bao gồm Internet, hệ thống điện thoại và văn phòng phẩm.
• Lập báo cáo chi phí, ngân sách văn phòng và các khoản chi khác.

○ BIG WORK
• Marketing Executive
• Jan 2015 – Dec 2016

○ Mekong Communications
• Social Media Executive
• May 2013 – Mar 2014

● KỸ NĂNG

○ Microsoft Office
○ English
○ Vietnamese
○ Communication
○ Time Management
○ Organization
○ Planning
○ Multitask

● HỌC VẤN

○ RMIT University Vietnam
• Bachelor of Professional Communication
• 2010 – 2013

○ RMIT University
• Master of Business Administration
• 2014 – 2015

○ RMIT University
• Diploma of Commerce
• 2009 – 2010